Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Sous l’autorité du Directeur Général des Services, membre du comité de direction, et en étroite collaboration avec les élu(e)s référent(e)s, vous encadrez, pilotez et animez un pôle constitué de 2 services.
Vous encadrez directement une équipe de six agents et assurerez le traitement des dossiers en matière de formalités administratives (délivrance d’actes en matière d’état civil et d’opérations funéraires, organisation des élections).
A ce titre vos missions sont les suivantes :
Assurer le management de l’équipe : organiser, coordonner et contrôler les activités en fonction des obligations réglementaires et établir les plannings des agents ; vous êtes le garant de la régularité des procédures.
Organisez les élections, la commune étant chef-lieu de canton et le recensement de la population avec l’INSEE.
Apporter un relais d’expertise aux agents, notamment en assurant la veille juridique et en prenant contact avec les différents interlocuteurs (préfecture, etc.).
Suivre la réglementation en matière de police administrative du Maire et organiser la sécurité civile (PCS, DICRIM)
Garantir le traitement et le suivi des dossiers d’Etat-Civil : enregistrement des déclarations de naissances, décès, reconnaissances, traitement des dossiers de mariage, PACS. Gestion des registres d’Etat-Civil. Mise à jour constante des évolutions règlementaires dans ce domaine.
Organiser l’activité de la station biométrique et gérer les opérations funéraires et le cimetière.
Participer à l’ensemble des activités liées aux affaires générales et à l’accueil du public : modifications et inscriptions sur les listes électorales, recensement militaire, attestation d’accueil…
Gérer et suivre les questions relatives aux établissements recevant du public.
Gérer les autorisations d’occupation du domaine public.
Instruire les dossiers de demande d’organisation de manifestations.
Superviser les relations collectivité- association (réservations de salles, demandes de subventions).
Rédaction des arrêtés communaux.
Proposer des actions pour maintenir et améliorer l’accueil et la qualité de service rendu (utilisation des logiciels et documents, gestion proactive…).
Au titre du service Logistique et Cérémonie :
Vous supervisez et accompagnez l’activité de la responsable de service encadrant une équipe de 12 agents (entretien et hygiène, gestion des salles, fêtes et cérémonies, marché de plein vent)
Activité accessoire :
-Réfèrent informatique de la collectivité, en lien avec le DSI et les prestataires.
Titulaire d’un diplôme de bac + 2 en droit et/ou d’une expérience dans le domaine de l’état civil et de l’encadrement
Connaissances juridiques solides souhaitées
Expérience de la gestion /organisation des élections souhaitée
Bonne maîtrise de l’outil l’informatique et capacités rédactionnelles
Qualités relationnelles notamment auprès des usagers, sens du service public
Méthodique et rigoureux, force de proposition, vous êtes en capacité de structurer l’activité,
Capacités managériales, diplomatie et sens du travail en équipe
Disponibilité et discrétion.
Contraintes spécifiques : Permanences deux samedis matins par mois, travail le week-end (élections)
Expérience similaire souhaitée
Rémunération statutaire (35h), régime indemnitaire, prime de fin d’année, CNAS, participation prévoyance et mutuelle, compte épargne temps