Assistant de service à la population

Sous l’autorité du responsable du pôle citoyenneté et du directeur général des services, l’agent(e) aura pour mission d’accueillir, de renseigner, d’orienter le public et de gérer certains dossiers de l’administration générale.

Missions :

Accueil physique et téléphonique :
Intermédiaire entre le public et les différents services, vous renseignez les usagers dans l’ensemble des domaines de la collectivité (état civil, événementiels, permanences, etc …) et orientez le public vers les services compétents et les administrations partenaires. Vous participez à la gestion des mails et à l’enregistrement du courrier.

Instructions de l’État civil et gestion de la population :
– Réception des déclarations, établissement et transmission des actes d’état civil (mariage, décès, reconnaissances anticipées, changement de noms, mentions de divorces),
– Préparation des mariages et des baptêmes civils, enregistrement des PACS
– Formalités administratives (opérations de recensement des jeunes de 16 ans, inscriptions sur les listes électorales, délivrance des autorisations funéraires, délivrance des autorisations de débit de boissons temporaire)
– Tenue administrative des registres
– Enregistrement et suivi des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports sur la station biométrique
– Participation aux élections

Administration générale :
-Gestion du domaine public (rédactions des arrêtés de permis de stationnement et d’occupation du domaine public et manifestations
– Gestion des licences de taxi
– Gestion des débits de boissons
– Suivi des autorisations d’ouverture et de poursuite des ERP

Profil recherché

Savoirs :
– connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
– maîtriser les techniques rédactionnelles
– connaître et respecter les procédures administratives
– comprendre les enjeux et modalités du recensement
– connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
– maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

Savoir-faire :
– adapter et organiser les services d’accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
– optimiser la gestion des flux et les temps d’attente ;
– définir l’organisation logistique des bureaux de vote ;
– être capable d’assurer une veille réglementaire et juridique ;
– préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
– appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
– réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
– rechercher des informations, notamment réglementaires ;
– vérifier la validité des informations traitées.

Savoir être :
– avoir le goût pour le contact et l’accueil du public ;
– être capable de gérer des dossiers très variés ;
– avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
– disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).