Missions
Sous l’autorité de la responsable du pôle citoyenneté et du directeur général des services, l’agent aura pour mission d’accueillir, de renseigner, d’orienter le public et de gérer le secrétariat du Maire et des élus.
Accueil physique et téléphonique
Intermédiaire entre le public et les différents services, vous renseignez les usagers dans l’ensemble des domaines de la collectivité (état civil, événementiel, permanences, etc.) et orientez le public vers les services compétents et les administrations partenaires.
Vous participez à la gestion des mails et à l’enregistrement du courrier.
Instruction de l’Etat Civil et gestion de la population
- Réception des déclarations, établissement et transmission des actes d’état civil (mariage, décès, reconnaissances anticipées, changement de noms, mention de divorces),
- Préparation des mariages et des baptêmes civils, enregistrement des PACS,
- Formalités administratives : opérations de recensement des jeunes de 16 ans, inscriptions sur les listes électorales, délivrance des autorisations funéraires, délivrance des autorisations de débit de boissons
- Enregistrement et suivi des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports sur la station biométrique,
Dans le cadre du secrétariat du Maire et des élus, vous êtes chargé(e)
- de prendre les rendez-vous en veillant à la cohérence de l’agenda du Maire et en informer les services de la Ville et la
- communauté de communes
- de la gestion de l’agenda commun aux élus
- de la rédaction de courriers à destination d’administrés, de partenaires, d’administrations…
- de la réalisation de documents de formes et de contenus divers
- d’organiser des réunions (convocation, ordre du jour)
- de mettre à jour la base de coordonnées de contacts (protocole, journalistes,…).
- de mettre à jour le tableau de présences, des permanences, des contacts des élus
Profil
- Expérience similaire déjà tenue,
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et connaissance du logiciel métier appréciée (CEGID)
- Sens de la rigueur et de l’organisation,
- Respect des obligations de réserve et de discrétion,
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
Modalités d’exercice du poste
- Temps de travail : 35 H
- Disponibilité les samedis matins par roulement au sein d’une équipe de 5 agents
- Disponibilité les dimanches pour les élections
Rémunération
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, CNAS, participation employeur complémentaire santé et prévoyance.